Mahnspesen korrekt berechnen

Mahnspesen korrekt berechnen

Viele Unternehmen haben in Zeiten von Corona Probleme mit Kunden, die ihre Rechnungen zu spät oder gar nicht bezahlen – gerade jetzt eine Gefahr für die Liquidität der betroffenen Betriebe. Damit einher geht ein höherer Aufwand für das Versenden der eigenen Mahnungen. Der Gedanke, sich diesen Mehraufwand bezahlen zu lassen, liegt nahe. „Im letzten Jahr hat sich der Bundesgerichtshof erneut mit der Erstattungsfähigkeit pauschalierter Mahnspesen befasst und unmissverständlich klargestellt, dass der eigene Zeitaufwand für die Erstellung der Mahnungen nicht vom Kunden zu erstatten ist. Erstattungsfähig ist daher nur, was auf die konkreten Aufwendungen des Gläubigers für die Mahnung des in Verzug befindlichen Schuldners zurückzuführen ist“, sagt Bernd Drumann von der Bremer Inkasso GmbH und gibt Tipps zum Thema Mahnspesen.

Darf ich pauschale Mahnspesen berechnen?

Der Schuldner hat für die Kosten (Verzugsschaden), die er durch seinen Zahlungsverzug verursacht, aufzukommen. Ist ein Schuldner zum Beispiel durch Zugang der 1. Mahnung bereits in Zahlungsverzug, können ihm (in diesem Fall ab der 2. Mahnung) Mahnspesen berechnet werden. Die von vielen Gerichten ohne Einzelnachweis nach bisheriger Praxis akzeptierten Pauschalen bewegen sich zwischen 1,00 EUR und 3,00 EUR pro Mahnschreiben. Im Zweifel muss die Zusammensetzung der Pauschale allerdings genau erklärt und nachgewiesen werden können.

„Die Frage der Mahnspesen ist seit jeher umstritten und wird von Gerichten auch in gewissem Rahmen unterschiedlich gehandhabt. Die Entscheidung des BGH wird zwar von vielen Gerichten übernommen werden und sich nach und nach vermutlich durchsetzen, aber sie ist für andere Gerichte ebenso wenig verbindlich wie für Gläubiger, Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen“, sagt Drumann. „Es ist allerdings wohl zu empfehlen, die höchstrichterliche Rechtsprechung zu beachten. Der allzu sorglose Umgang mit der pauschalen Geltendmachung von Mahnspesen kann in jedem Fall Kosten- und Reputationsrisiken nach sich ziehen.“

Der eigene Zeitaufwand, eigene Personalkosten des Gläubigers oder sogar die Kosten für ein externes Mahnwesen (abgesehen von der Einschaltung von professionellen Rechtsdienstleistern) dürfen hier nach Ansicht des BGH nicht angesetzt werden.

Wie kann ich die individuelle Höhe meiner Mahnspesen errechnen?

Kosten für Porto, Toner, Briefumschlag und Briefpapier sind für den Versand einer postalischen Mahnung nach Verzugseintritt unproblematisch (damit dürfte man i.d.R. knapp unter 1 EUR landen, ggf. höher, wenn 0,95 EUR oder 1,55 EUR Porto nötig waren oder wenn die Versendung aus plausiblen Gründen per Einschreiben erfolgt oder die Mahnung ins Ausland geht). Schwieriger wird es mit Kosten für Gerätschaften (Drucker, Frankier- und Kuvertiermaschine) und deren Service. Wenn überhaupt, müsste man die Anschaffungs- und Servicekosten natürlich auf die einzelne Mahnung herunterrechnen (Anschaffungs- und Servicekosten / durchschnittliche Lebensdauer in Seiten oder Briefen), was im Cent-Bereich liegen dürfte. Und selbst dann stellt sich noch die Frage, ob es sich bei der Abnutzung solche Geräte nicht nur um ‚allgemeine Geschäftskosten‘ des Gläubigers handelt. Mehr als 2-5 Cent pro Seite sollte man hierfür jedenfalls nicht ansetzen.

Welche Folgen kann es haben, wenn überhöhte Mahnspesen geltend gemacht werden?

Es kommt vor, dass Gläubiger ohne nähere Aufschlüsselung bis zu 20 EUR Mahnspesen berechnen. Wenn dabei keine falschen Tatsachen (etwa bestimmte, gar nicht angefallene Kosten) behauptet werden, stellt das in der Regel wohl keinen (versuchten) Betrug dar. Aber der Schuldner kann hier natürlich nachfragen, wie sich die Mahnspesen zusammensetzen, und sich letztlich – in der Regel erfolgreich – gegen die überhöht erscheinenden Kosten zur Wehr setzen. "Auf dünneres Eis begibt sich ein Gläubiger meines Erachtens dort, wo er bewusst nach der geschilderten Rechtsprechung offensichtlich überhöhte Mahnspesen in einem gerichtlichen Mahnverfahren in der Hoffnung geltend macht, dass der Schuldner sich nicht wehren werde und das Gericht dann einen Vollstreckungsbescheid erlässt", sagt Drumann.

Geht die Forderung mit den überhöht angesetzten Mahnspesen in ein streitiges Prozessverfahren, kann es erforderlich sein, die Zusammensetzung der geltend gemachten Mahnspesen aufzuschlüsseln und nachzuweisen. Da diese, wie das Wort ‚überhöht‘ bereits impliziert, nicht beigebracht werden können, wird das Gericht die Mahnspesen reduzieren oder auch ganz aberkennen, wenn nicht einmal die erwähnten 1-3 EUR nachgewiesen werden können. Inwieweit das Geltendmachen zu hoher Mahnspesen dem eigenen Unternehmen, vielleicht auch durch Hinweise der Schuldner an Verbraucherzentralen oder schlechte Bewertungen im Internet, sogar schaden kann, bleibt dahingestellt.