10.10.2020
Management
Corona-Krise: So unterstützen Sie Ihre Azubis
Die Corona-Pandemie stellt auch die Ausbildung in Unternehmen vor große Herausforderungen. Einige Betriebe müssen vorübergehend vollständig schließen (zum Beispiel im Einzelhandel oder in der Gastronomie), andere Betriebe haben für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitestgehend Homeoffice eingerichtet und wieder andere Betriebe haben weniger Aufträge und nutzen Kurzarbeit. Gleichzeitig sind die Berufsschulen geschlossen. Was bedeutet dies für die Ausbildung? Dürfen Auszubildende auch im Homeoffice arbeiten? Was passiert, wenn der Ausbildungsbetrieb nicht in gewohnter Form aufrechterhalten werden kann? Das KOFA klärt auf.
Homeoffice für Auszubildende
Bei von den Ländern verordneten Schulschließungen fällt der Berufsschulunterricht aus. Bietet die Schule anstelle des regulären Unterrichts Online-Angebote an oder stellt Aufgaben zur eigenverantwortlichen Bearbeitung zur Verfügung, gilt jedoch weiterhin die Pflicht zur Freistellung für den Berufsschulunterricht. Existiert ein solches Angebot der Berufsschulen jedoch nicht, müssen die Auszubildenden mehr Zeit in den Betrieben verbringen. Die Betriebe stellt dies vor eine Herausforderung: Wo es geht, arbeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice und eine Vor-Ort-Betreuung der Auszubildenden gestaltet sich schwierig. Viele Betriebe schicken ihre Auszubildenden daher notgedrungen ebenfalls ins Homeoffice.
Ist Homeoffice für Auszubildende überhaupt erlaubt?
Homeoffice für Auszubildende ist unter normalen Umständen grundsätzlich nicht vorgesehen, da Ausbildende nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) die Pflicht haben, berufliche Handlungskompetenz zu vermitteln. Dies erfordert meistens eine Anwesenheit in der Ausbildungsstätte. Daher sollten Unternehmen versuchen, den Ausbildungsbetrieb soweit möglich aufrechtzuerhalten.
Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Umstellung des Ausbildungsplans durch Vorziehen anderer Lerninhalte: Durch das Umstellen des Lehrplans oder das Vorziehen anderer Lehrinhalte könnte hier der Zeitrahmen der Ausbildung anders gestaltet werden.
- Versetzung oder Einsatz in einer anderen Abteilung: Die Versetzung der oder des Auszubildenden in eine andere Abteilung könnte eine Lösung sein.
- Versetzung in die Lehrwerkstatt: Ist eine Lehrwerkstatt vorhanden, kann die Ausbildung dort fortgesetzt werden.
Ist es nicht möglich, den Ausbildungsbetrieb aufrechtzuerhalten, können die Auszubildenden ausbildungsrelevante Aufgaben oder Projekte aber durchaus auch von zu Hause aus bearbeiten. Sie als Unternehmen können – und sollten – Ihre Auszubildenden dabei aktiv unterstützen.
Welche Besonderheiten müssen Sie bei Auszubildenden im Homeoffice beachten?
Im Gegensatz zu älteren und bereits ausgebildeten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern benötigen Auszubildende besondere Unterstützung im Homeoffice. In der Berufsschule und im Betrieb sind die Jugendlichen und jungen Erwachsenen in Strukturen eingebunden, die es so im Homeoffice nicht mehr gibt. Zum Beispiel ist es für Jugendliche eine besondere Herausforderung, sich die Tage sinnvoll zu strukturieren und den Lernstoff einzuteilen. Hierbei können Sie bzw. Ihre Ausbilderinnen und Ausbilder Ihren Auszubildenden helfen, indem Sie engen Kontakt halten und das Lernen und die Arbeit im Homeoffice begleiten.
Eine enge Begleitung meint aber nicht Kontrolle: Sehen Sie Ihre Rolle als Lernprozessbegleiterin oder Lernprozessbegleiter und bieten Sie bei Schwierigkeiten Ihre Unterstützung an. Zeigen Sie Ihren Auszubildenden, dass Sie ihnen vertrauen. Dies fördert die Motivation am selbstständigen Lernen.
Welche technischen Voraussetzungen benötigen Sie für die Ausbildung im Homeoffice?
Um Ihre Auszubildenden im Homeoffice unterstützen zu können, benötigen Sie eine geeignete digitale Infrastruktur, die eine Kommunikation und ein Arbeiten über das Internet ermöglicht. Häufig wird einfach vorausgesetzt, dass junge Menschen bereits über einen Desktopcomputer oder einen Laptop sowie einen Internetzugang verfügen. Dies muss aber nicht zwangsweise der Fall sein: Gerade die jüngere Generation nutzt immer häufiger ausschließlich das Smartphone.
Zudem hat auch nicht jede bzw. jeder Auszubildende ein eigenes Zimmer, in das sie oder er sich für die Ausbildung zurückziehen kann. Sie sollten sich daher zunächst über die technische Ausstattung sowie über das Vorhandensein einer geeigneten Arbeitsumgebung bei Ihren Auszubildenden informieren. Falls diese nicht gegeben ist, gilt es, gemeinsam Lösungen zu finden (zum Beispiel über Leihgeräte).
Folgende Checkliste kann Ihnen helfen:
- Ist ein internetfähiges Arbeitsgerät vorhanden (zum Beispiel PC, Laptop, Tablet mit externer Tastatur)?
- Ist ein Internetzugang vorhanden (zu Hause oder über mobile Datenflatrate)?
- Sind Kontaktdaten, wie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Auszubildenden, bekannt?
- Verfügen die Auszubildenden über eine geeignete Arbeitsumgebung im Homeoffice, wie einen Schreibtisch, an dem sie arbeiten können?
- Ist auf den Arbeitsgeräten die benötigte Software installiert, zum Beispiel Büro- und Kommunikationsanwendungen?
Tipps für die Kommunikation
Tipp 1: Verabreden Sie einen wake-up call:
Es ist wichtig, den Auszubildenden dabei zu helfen, den Tag im Homeoffice sinnvoll zu strukturieren. Eine gute Möglichkeit an den Arbeitsbeginn zu erinnern, ist der sogenannte „wake-up call“. Dieser morgendliche „Weckanruf“ kann über das Telefon, aber auch über die Videotelefonie erfolgen. Das Ziel ist es, die Jugendlichen und jungen Erwachsenen dafür zu sensibilisieren, dass die Arbeit immer zu einer bestimmten Uhrzeit beginnt. Sie müssen sich also den Wecker stellen und rechtzeitig fertig machen, genauso, wie an einem normalen Tag im Betrieb oder in der Berufsschule auch.
Tipp 2: Begleiten Sie die Lernfortschritte Ihrer Auszubildenden
Eine gute Idee ist es, die Fortschritte beim Selbstlernen im Homeoffice aktiv zu begleiten. Sie können sich hierfür zum Beispiel Ergebnisse (wie gelöste Aufgaben) zusenden lassen und den Auszubildenden Ihre Einschätzung zurückmelden. Ein gemeinsames Gespräch oder eine Videotelefonie am Ende eines jeden Tages, in dem Sie den aktuellen Stand und aufgetretene Probleme besprechen, kann für die Auszubildenden sehr hilfreich sein. Wenn etwas einmal nicht so gut geklappt hat, wie sich die Auszubildenden das gewünscht hätten, haben sie jemanden, mit dem sie die Situation besprechen können und sind nicht mit ihren Sorgen alleine.
Tipp 3: Führen Sie wöchentliche Ausbildungssitzungen ein
In einer wöchentlichen Ausbildungssitzung können Sie mit allen Auszubildenden gemeinsam die Aufgaben für die Woche durchgehen oder die Stimmungslage prüfen und besprechen, was in der Woche gut und was nicht so gut gelaufen ist. Solche Ausbildungssitzungen können technisch als Konferenzen über Software zur Videotelefonie realisiert werden. Hilfreich sind darüber hinaus auch wöchentliche Teamsitzungen mit Ausbildungsverantwortlichen.
Tipp 4: Machen Sie mit Ihrem Team eine virtuelle Kaffeepause
Wollen Sie Ihre im Homeoffice lernenden Auszubildenden auch emotional unterstützen und das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken, bietet es sich an, virtuelle Events wie beispielsweise eine gemeinsame Kaffeepause zu organisieren. Wichtig ist dabei, dass Sie in einer Videokonferenz, in der ein ungezwungener Smalltalk im Vordergrund steht, nicht über Arbeitsaufgaben sprechen. Hier geht es vielmehr darum, das Fehlen sozialer Kontakte im Homeoffice auszugleichen. Sie bieten den Auszubildenden damit die Möglichkeit, sich genauso wie im Betrieb oder in den Pausen während der Berufsschule über alltägliche und persönliche Dinge auszutauschen.
Tools für digitale Kommunikation
Im Homeoffice ist es besonders wichtig, dass man den regelmäßigen Kontakt zu den Auszubildenden und den Mitarbeitenden hält. Es gibt eine Vielzahl an Computerprogrammen, die dabei unterstützen. Die Kommunikation, auch mit mehreren Auszubildenden gleichzeitig, lässt sich gut über Programme wie beispielsweise Microsoft Teams, Slack, Circuit, Zoom oder Skype realisieren. Mit diesen Programmen sind zum Beispiel Videotelefonate bzw. Konferenzen möglich. Außerdem gibt es eine Chatfunktion. Solche kollaborative oder Gruppen-Software ermöglicht zusätzlich einen Dateiaustausch oder die Sicht auf den Bildschirm des Auszubildenden, zum Beispiel für Präsentationen.
Lernmaterialien und sonstige Dateien können auch gut über Cloudlösungen, wie beispielsweise DropBox, GoogleDrive oder OneDrive von Microsoft ausgetauscht werden. Mit dem Programm TeamViewer können Sie einen entfernten Computer fernsteuern. Dies kann für die Fernwartung genutzt werden, aber auch, um der oder dem Auszubildenden aktiv bei der Lösung einer Aufgabe direkt auf ihrem bzw. seinem Computer zu helfen. Auch einige der oben genannten Kollaborationsprogramme ermöglichen eine Fernsteuerung des entfernten Computers.
Tipp: Im Zuge der Corona-Krise bieten einige Hersteller ihre Software derzeit kostenlos an. Zudem gibt es zumeist kostenlose Demo-Versionen.
Digitales Lernen während der Corona-Krise
Auch während der Corona-Krise müssen Unternehmen weiterhin Ausbildungsinhalte vermitteln. Dies kann – zumindest teilweise – auch digital funktionieren. Die Vermittlung theoretischer Inhalte ist dabei etwas einfacher als die Vermittlung praktischer Kenntnisse. Unternehmen haben die Möglichkeit, theoretische Inhalte vorzuziehen. Dabei gibt es Plattformen und Onlineangebote, die mit digitalen Lern- und Lehrangeboten unterstützen. Die Medien und Lernmethoden sollten dabei zum didaktischen Konzept, also den jeweiligen Lerninhalten und Lernzielen, passen. Dabei bleiben die Ausbilderinnen und Ausbilder die zentralen Ansprechpersonen für ihre Auszubildenden.
Es ist zwar leichter, theoretisches Wissen zu vermitteln, aber auch praktische Kompetenzen können online vermittelt werden – auch wenn die Auszubildenden beispielsweise keinen direkten Zugriff auf Maschinen und Anlagen haben. Dabei liegt die Herausforderung für die Ausbildenden darin, die einzelnen Arbeitsschritte besonders detailliert zu erklären, da ein „Zeigen und Eingreifen“ vor Ort nicht möglich ist. Bestimmte Produktionsschritte können beispielsweise anhand von Bildern und Videos mit Unterstützung des Ausbildenden genauer erklärt werden. In einzelnen Berufen gibt es bereits Anwendungen für „social virtual learning“ (SVL), wie zum Beispiel in der Druck- und Medienbranche. SVL ermöglicht das Lernen anhand von authentischen 3-D-Modellen (zum Beispiel einer Offsetdruckmaschine).
Unterstützung bei der Prüfungsvorbereitung
Es gibt im Internet auch verschiedene Angebote für digitales Lernen, die den Auszubildenden helfen, sich auf die Prüfungen vorzubereiten.
Vocanto
Vocanto ist eine E-Learning-Plattform, welche Prüfungsthemen verschiedener Ausbildungsberufe mithilfe von 3-D-Modellen veranschaulicht. Vocanto ist sowohl für die Aus- als auch für die Weiterbildung in technischen, elektronischen und IT-Berufen geeignet. Eine mobile Nutzung der E-Learning-Plattform ist möglich.
Electude
Electude bietet ein Online-Lernangebot, welches zur Unterstützung für Auszubildene im KFZ-Bereich konzipiert wurde.
Prozubi
Prozubi ist eine Online-Lernplattform, welche auf Auszubildende im kaufmännischen Bereich zugeschnitten ist. Hier können Auszubildende online für die Abschlussprüfung lernen und sich auf ihre IHK-Prüfung vorbereiten.
Prüfungs.tv
Prüfungs.tv ist explizit auf Auszubildende im kaufmännischen Bereich zugeschnitten. Mithilfe von Videos und Übungsaufgaben werden die Auszubildenden auf die Zwischen- und Abschlussprüfungen vorbereitet. Eine mobile Nutzung der E-Learning-Plattform ist möglich.
Absolvio
Absolvio hat sich auf die Vorbereitung für die Abschlussprüfung in kaufmännischen Ausbildungsberufen spezialisiert. Anhand von Übungsaufgaben und Lernpaketen werden die Auszubildenden auf die Prüfungen vorbereitet. Eine mobile Nutzung der E-Learning-Plattform ist möglich.
GEORG – Das Portal für die Berufliche Bildung
GEORG ist ein umfangreiches Lern- und Organisationsportal für die Ausbildung. Die Lerninhalte werden multimedial und videobasiert vermittelt. Verfügbar für kaufmännische und technische Ausbildungsberufe. Eine mobile Nutzung der E-Learning-Plattform ist möglich.
Azubi-Navigator
Der Azubi-Navigator ist ein innovatives Ausbildungsmanagement mit Versetzungsplanung, Feedback-Tool, digitalem Berichtsheft, Ausbildungsrahmenplänen, Chat, Zeugnisgenerator und integriertem E-Learning.
Hinweis: Wenn durch die Ausfallzeit der Berufsausbildung im Betrieb oder in der Berufsschule eine Verlängerung der Ausbildungszeit notwendig ist, können die Auszubildenden bei der zuständigen Kammer eine Verlängerung der Ausbildungszeit beantragen. Sie sollten Ihre Auszubildenden auf diese Möglichkeit hinweisen und sie, falls erforderlich, bei der Beantragung unterstützen. Damit nehmen Sie Ihren Auszubildenden die Angst, die Berufsausbildung wegen der Einschränkungen nicht beenden zu können. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Verlängerung notwendig ist, um das Ausbildungsziel zu erreichen. Haben Sie mit Ihren Auszubildenden vereinbart, dass sie nach abgeschlossener Ausbildung übernommen werden, bleibt diese Vereinbarung auch nach einer Verlängerung der Ausbildungszeit bestehen. Kommunizieren Sie auch dies Ihren Auszubildenden!
Haben Unternehmen alle Möglichkeiten, den Ausbildungsbetrieb aufrechtzuerhalten, ausgeschöpft, stellt sich die Frage, welche Alternativen es noch gibt.
Ist Kurzarbeit für Auszubildende möglich?
Viele Unternehmen müssen in der aktuellen Lage für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Kurzarbeit anmelden. Kurzarbeit für die Auszubildenden ist grundsätzlich jedoch nicht möglich. Allerdings gilt auch: Wenn die Unterbrechung der Ausbildung für den Ausbildungsbetrieb unvermeidlich ist, kann auch für Auszubildende Kurzarbeit angeordnet werden. Vorher müssen Unternehmen versuchen, die Ausbildung auf andere Weise aufrechtzuerhalten.
Sie sind also dazu verpflichtet, alle Mittel und Möglichkeiten auszuschöpfen, um die Ausbildung weiter zu gewährleisten. Erst wenn alle Handlungsspielräume ausgeschöpft wurden, kann auch für Auszubildende Kurzarbeit infrage kommen. Dies wird sehr genau und restriktiv von der Arbeitsverwaltung überprüft und gehandhabt. Die Bundesagentur für Arbeit empfiehlt, die nach dem Berufsbildungsgesetz zuständige Stelle (zum Beispiel Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer) zu beteiligen.
Auch wenn Sie für die Auszubildenden Kurzarbeit beantragen können, haben die Auszubildenden jedoch zunächst einen sechswöchigen Anspruch auf Fortzahlung ihrer Ausbildungsvergütung (gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 2a BBiG). Eventuell könnte im Zuge der Corona-Krise dieser Anspruch allerdings befristet ausgesetzt werden (Stand: 6. April 2020). Dann würde im Falle einer vereinbarten Kurzarbeit für die Dauer des Bezugs des Kurzarbeitergeldes der Anspruch auf Fortzahlung der Ausbildungsvergütung entfallen.
Können Sie Ihre Auszubildenden kündigen?
Eine Kündigung des Ausbildungsverhältnisses ist wegen krisenbedingter Einschränkungen des Ausbildungsbetriebs grundsätzlich nicht möglich. Nur wenn Ihr Ausbildungsbetrieb längere Zeit vollständig zum Erliegen kommt und eine ordnungsgemäße Ausbildung nicht mehr möglich ist, weil aufgrund der Umstände die Ausbildungsberechtigung nicht mehr besteht (wenn zum Beispiel kein ausbildendes Personal mehr zur Verfügung steht), können Sie das Ausbildungsverhältnis außerordentlich kündigen (§ 22 Abs. 2 Nr.1 BBiG). Dies sollte aber wirklich die letzte Maßnahme darstellen.
Ist Mehrarbeit in der Ausbildung möglich?
In der Corona-Krise hat jeder Betrieb mit ganz anderen Erfordernissen zu kämpfen. Während die einen Betriebe Kurzarbeit anmelden müssen, gibt es andere Betriebe, die sogar mehr Bedarf haben, beispielsweise in der Logistik, der Papierindustrie, dem Lebensmittel-Einzelhandel oder im Pflegesektor.
Sie können in einem solchen Fall eine Freistellung Ihrer Auszubildenden vom Berufsschulunterricht beantragen. Möglich ist dies vor allem bei einem massiven und unerwarteten Personalmangel oder wenn Sie die Betriebsabläufe nur durch den Einsatz Ihrer Auszubildenden aufrechterhalten können. Die Freistellung müssen Sie bei der Berufsschule beantragen. Geregelt wird dies in den jeweiligen Berufsschulverordnungen der Länder. Für Jugendliche unter 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz. Sie dürfen nicht volljährige Auszubildende also maximal acht Stunden pro Tag und nicht mehr als 40 Stunden die Woche beschäftigen.
Falls Sie Verantwortliche in den Berufsschulen nicht erreichen können, melden Sie sich am besten dennoch mit einem formlosen Antrag per E-Mail an die zuständige Berufsschule. Geben Sie dabei den Namen der bzw. des betroffenen Auszubildenden und einen Hinweis auf die aktuelle Situation mit an.
Den Auszubildenden sollte später allerdings die Möglichkeit gegeben werden, den ausgefallenen Unterrichtsstoff nachzuarbeiten.
(Quelle: KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung)
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