17.05.2020
Management
Arbeiten im Homeoffice: Win-win-Situation für Betrieb und Beschäftigte
In vielen Unternehmen arbeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie ab sofort zuhause. Die Arbeit aus dem Homeoffice bietet die Möglichkeit, die Arbeitsprozesse aufrechtzuerhalten und so die Geschäftsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen. Doch das ist gar nicht so einfach, wenn ein Unternehmen hiermit noch keine Erfahrung gesammelt hat.
Wenn Sie als Unternehmer Ihre Beschäftigten als Schutz vor Infektionen zu Hause arbeiten lassen möchten, kann aus der Not eine Tugend werden. Studien belegen, dass die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice um bis zu 13 Prozent steigen kann. Problematisch könnte auf Dauer aber die soziale Isolation im Homeoffice sein, wenn Sie nicht genügend virtuelle Austauschformate schaffen. Kommunikation ist zur Zeit das A und O für funktionierende Geschäftsprozesse.
Schritt 1: Den Start vorbereiten
Geübte „remote worker“ kennen sich bereits mit der Arbeit im Homeoffice aus und verfügen über die entsprechende technische Ausrüstung sowie die entsprechenden Zugänge. Bleiben nun aber aus Präventionsgründen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit sofortiger Wirkung zuhause, bleibt meistens keine Gelegenheit mehr, sich technisch optimal vorzubereiten. Daher muss man gegebenenfalls ein wenig improvisieren und sich auch mit zweitbesten Lösungen zufriedengeben. Versuchen Sie dennoch, alle nötigen technischen und Kommunikationsmittel zur Verfügung zu stellen. Oftmals reichen ein Computer, eine gute Internetverbindung und ein Telefon, um die Arbeitsfähigkeit zumindest teilweise sicherzustellen – und dabei können die Homeoffice-Erfahrenen den Ungeübten helfen. Beispielsweise können diejenigen, die einen direkten Zugang zum Unternehmensnetzwerk haben, notwendige Dateien an ihre Kolleginnen und Kollegen schicken. Bilden Sie Tandems oder Kleingruppen, die sich technisch gegenseitig helfen.
Klären Sie zudem transparent alle aufkommenden technischen und organisatorischen Fragen, damit ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut informiert sind. Verfügen Sie über einen IT-Beauftragten oder eine IT-Beauftragte? Dann ist diese Person der geeignete Ansprechpartner oder die geeignet Ansprechpartnerin für die Bündelung und Beantwortung aller dieser Fragen. Sollten Sie noch keinen zentralen Ansprechpartner oder keine zentrale Ansprechpartnerin haben, empfiehlt es sich, eine solche Person zu benennen und sie von anderen Aufgaben zu entbinden, damit sie Zeit hat, sich um die IT-Fragen zu kümmern.
Schritt 2: Kommunikationswege klären
Arbeitet nun ein Großteil Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dezentral von zu Hause, hat das einen großen Einfluss auf die Kommunikation untereinander. Statt Meetings trifft man sich in Telefon- und Videokonferenzen, statt „per Zuruf“ kommen Arbeitsanweisungen, aber auch Lösungen für kleinere und größere Probleme, per Chat. Nutzen Sie die „Schwarmintelligenz“ Ihrer Beschäftigten. Sie werden erstaunt sein, mit welchen kreativen Ideen sich die Beschäftigten gegenseitig bei der Bewältigung der neuen Situation unterstützen.
Hierbei ist es wichtig, fixe Kommunikationskanäle festzulegen. Es verwirrt nur, wenn ein Team mehrere Messenger gleichzeitig verwendet. Nutzen Sie – wenn möglich - Videokonferenzen, damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich nicht sozial isoliert fühlen und weiterhin in Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen bleiben und setzen Sie diese Konferenzen bewusst als Kommunikationsplattform. Ihr Vorteil: Diverse Anbieter bieten diese derzeit kostenlos oder stark vergünstigt an.
Im Homeoffice fallen informelle Gespräche zwischen Kolleginnen und Kollegen weg. Der kurze Plausch in der Kaffeeküche fehlt – und damit auch manch soziale Bindung. Schaffen Sie daher auch genügend Raum für diesen Austausch untereinander. Hierfür eignen sich beispielsweise kurze Morgenrunden, bei denen alle ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihren jeweiligen Teams virtuell zusammenkommen.
Bei Online-Kommunikation ist die Einhaltung von Kommunikationsregeln von entscheidender Bedeutung. Für die Durchführung von Telefonkonferenzen ist es daher wichtig, eine klare Moderatorenrolle vorab festzulegen und diese dann auch auszufüllen.
Kommunikationsregeln für die Onlinekommunikation
- Legen Sie eine klare Moderationsrolle fest (im Zweifel den/die Einladende)
- Die Teilnehmer melden sich per Chat oder Handzeichen, bevor sie sprechen
- Aufgaben Verantwortliche und Ergebnisse werden protokolliert
- Die Teilnehmer fassen sich möglichst kurz und lassen alle zu Wort kommen
- Schalten Sie das Mikrofin stumm, wenn Sie nicht sprechen, insbesondere bei bei Hintergrundgeräuschen
Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klar ab, was zu tun ist – wie im normalen Büroalltag auch. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung und geben Sie zeitnah Rückmeldung. Wahrscheinlich erhöhen sich Kommunikations- und Organisationsaufwand vorübergehend, da man sich eben nicht kurz über den Gang eine Information zurufen kann, sondern gezielter kommuniziert werden muss.
Schritt 3: Mit Störungen umgehen
Im Normalfall hat die Arbeit von zuhause den großen Vorteil, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitestgehend ungestört arbeiten können. In Zeiten von geschlossenen Kindergärten und Schulen entfällt dieser Vorteil. Die Kinder müssen versorgt, betreut und beim Lernen unterstützt und das Essen eingekauft und gekocht werden. Eltern erweisen sich jetzt im besten Fall als Multitalente mit hoher Resilienz, die das Familien- und Berufsleben simultan meistern.
Aber auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne Kinder stehen momentan vor großen Herausforderungen, dazu gehören Ängste um die eigene Gesundheit oder um die von Familienangehörigen und Freunden und Sorgen um die wirtschaftliche Entwicklung.
Bringen Sie als Arbeitgeber Verständnis für die oftmals schwierige Situation Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf und ermöglichen Sie ein Höchstmaß an Flexibilität. Ihr Vorteil: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die merken, dass ihr Arbeitgeber auch in schwierigen Zeiten Verständnis für die eigene Situation aufbringt, sind loyaler und bereit, sich mehr für das Unternehmen einzusetzen.
Schritt 4: Auf die Zeit achten
Die Arbeitszeitregeln gelten am heimischen Arbeitsplatz genauso wie im Unternehmen. Bei Dauer der Arbeitszeit und Pausen gelten die gesetzlichen Regeln und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag. Die Dauer der Pausen ist festgelegt und beträgt bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden 30 Minuten und von mehr als neun Stunden 45 Minuten. Diese Arbeitszeitunterbrechungen können auch in andere Zeitabschnitte aufgeteilt werden, müssen dann jedoch mindesten 15 Minuten betragen.
Aktuell empfiehlt sich, nach Möglichkeit, die Arbeitszeiten so flexibel wie möglich zu gestalten, so dass sie Doppelherausforderung der Kinderbetreuung und der Arbeitsaufrechterhaltung bestmöglich gestemmt werden kann.
Besprechen Sie auch, wie Sie Arbeits- und Pausenzeiten handhaben. Viele Arbeitsleistungen können beispielsweise auch erbracht werden, wenn die Kinder schlafen. Vereinbaren Sie aber gleichzeitig feste Zeiten, zu denen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichbar sind und wie die Kommunikation mit externen Kunden gestaltet werden kann, so dass eine gute Kommunikation aufrechterhalten wird.
Wenn Ihre Beschäftigten, wie aktuell, mehrere Tage (oder Wochen) hintereinander im Homeoffice arbeiten, müssen Sie zudem auf ausreichende Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen hinweisen. Vorgeschrieben ist eine grundsätzliche Pause von elf Stunden, bevor Sie am nächsten Tag wieder mit der Arbeit beginnen. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich an ihre regulären Arbeitszeit-Volumina halten, aber gewähren Sie Flexibilität, wie sie sich die Arbeitszeit einteilen.
(Quelle: Presseinformation des KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung)
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