Kassenführung Teil VI: Mögliche Mängel bei der Kassenprüfung

Kassenführung Teil VI: Mögliche Mängel bei der Kassenprüfung

Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, weist noch einmal ausdrücklich auf die Notwendigkeit hin, eine Kassenprüfung sorgfältig vorzubereiten. Das Finanzamt kann jederzeit unangekündigt vor Ort prüfen, die Bestände müssen daher immer aktuell und identisch mit dem Kassenbuch sein.

Mögliche Mängel, die dem Prüfer auffallen können, sind laut Steuerberater Roland Franz zum Beispiel:

• Versäumnisse bei der Einzelaufzeichnungspflicht, d. h. es wurde nicht jeder Verkauf einzeln abgespeichert,
• Unvollständig archivierte Unterlagen, die nicht der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren entsprechen,
• Nicht übereinstimmende Endsummen von Z-Bon und Registrierkasse,
• Nicht nummerierte Kassenbons,
• Nicht sichtbare Stornobuchungen,
• Nachweisbare Manipulationen,
• Einnahmen im Trainingsmodus, die nicht in die Kasse übertragen wurden.

“Eine ungenaue Buchführung kann dabei teuer werden: Unternehmen müssen hier mit Geldbußen von bis zu 25.000 Euro rechnen. Wenn der Prüfer in den Kassendaten Ungereimtheiten entdeckt, kann er außerdem eine sogenannte Außenprüfung anordnen. Das bedeutet, dass nicht nur die vorbereiteten Kassenaufzeichnungen, sondern alle steuerrelevanten Unterlagen des Unternehmens ganz genau durch das Finanzamt geprüft werden”, erklärt Steuerberater Roland Franz.

Fazit: Gut vorbereitet mit einer finanzamtkonformen Kasse

Die Vorbereitung auf eine Kassenprüfung ist mit einem gesetzeskonformen, elektronischen Kassensystem kein Problem. Bei einer nachweislich installierten TSE geht der Prüfer davon aus, dass aufgrund der technischen Gegebenheiten alle Aufzeichnungen richtig sind. Steuerberater Roland Franz beruhigt und versichert: „Wenn Sie alle nötigen Unterlagen zur Verfügung stellen und alle relevanten Fragen beantworten können, sind Sie bei jeder Kassennachschau auf der sicheren Seite.“

Die Kassennachschau ist eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben durch die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde nach § 146b Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung (AO). Sie erfolgt ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Dazu dürfen die Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume betreten werden, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Der Kassennachschau unterliegt auch die Prüfung der elektronischen oder computergestützten Kassensysteme und Registrierkassen im Sinne der Kassensicherungsverordnung nach § 146b Abs. 1 Satz 2 und § 146a Abgabenordnung (AO).

Steuerberater Roland Franz fasst noch einmal zusammen: „Bei der Kassennachschau handelt es sich um ein Kontrollinstrument eigener Art. Sie ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte u.a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen, insbesondere Kassenaufzeichnungen.“

Mit der Einführung der Technischen Sicherheitseinrichtungen und der Belegausgabepflicht verkürzt sich die Kassennachschau entscheidend auf wenige Minuten oder im Idealfall sogar Sekunden.